INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER I REKRYTERINGSSAMMANHANG

Hemfrid i Sverige AB

1. ALLMÄNT

Hemfrid i Sverige AB (”Hemfrid”, ”vi”, ”vår”, ”oss”) samlar in och behandlar dina personuppgifter då du söker en tjänst hos oss. Denna information om behandling av arbetssökandes personuppgifter (”Personuppgiftspolicyn”) anger hur Hemfrid samlar in och för vilka ändamål dina personuppgifter behandlas när du söker arbete hos Hemfrid.

Genomgående i denna Personuppgiftspolicy förekommer begreppet ”behandling”, vilket ska förstås som alla aktiviteter som inbegriper dina personuppgifter, t.ex. insamling, hantering, lagring, tillgång till, användning, överföring eller radering av dina personuppgifter. Begreppet ”personuppgift” betyder alla information rörande en identifierad eller identifierbar fysisk person.

De personuppgifter som vi behandlar samlar vi huvudsakligen in från dig själv i samband med att söker arbete hos Hemfrid, men kan även samlas in från t.ex. dina referenser och tidigare arbetsgivare och vår leverantör av bakgrundskontroller. Personuppgifterna som vi samlar in från dig är nödvändiga för att vi ska kunna genomföra och administrera rekryteringsförfarandet. Vi behandlar endast sådana uppgifter som är nödvändiga för de ändamål som beskrivs i avsnitt 2 nedan.

1. ÄNDAMÅL, PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH LAGLIG GRUND

1. Administration av rekryteringsförfarandet

Hemfrid behandlar dina personuppgifter för att administrera rekryteringsförfarandet, vilket inbegriper att granska de uppgifter du lämnat till oss, t.ex. CV, personligt brev, tidigare referenser, och eventuella arbets- och personlighetstester som du utfört inom ramen för rekryteringsprocessen, för att avgöra om du passar för den roll du ansökt till.

Vi kan även komma att kontakta eventuella referenser som du uppgett i samband med ansökan.

I vissa fall behöver vi även utföra en bakgrundskontroll på dig inför anställning, detta kan exempelvis behövas om den roll du söker innefattar arbete (i) i miljöer där det förekommer egendom av högt värde, (ii) som utgör barnpassning, (ii) eller i andra känsliga miljöer. Om det är aktuellt med en bakgrundskontroll kommer vi att informera dig om detta innan bakgrundskontrollen utförs.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

• CV, personligt brev och kontaktuppgifter
• Intyg från tidigare och/eller nuvarande arbetsgivare och betyg från studier
• Kontaktuppgifter till referenser och uppgifter som lämnas av de som angivits som referenser
• Noteringar från intervjun och annan korrespondens under rekryteringsförfarandet
• Resultat från eventuella tester
• Resultat från eventuell bakgrundskontroll
• Uppgifter om arbetstillstånd, LMA kort och samordningsnummer

 

Vi behandlar dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning vilket innebär att vi har ett berättigat intresse att behandla dina uppgifter för ett visst ändamål (dvs. att rekrytera nya medarbetare) och behandlingen bedöms inte kränka din integritet.

Lagringstid: Om du söker en annonserad tjänst, blir erbjuden tjänsten och börjar jobba hos oss, raderas de uppgifter som inte krävs för anställningsförhållandet, resterande uppgifter bevaras i enlighet med vår integritetspolicy för anställda. Om du inte blir erbjuden tjänsten sparar vi uppgifterna i sex månader för rekryteringsändamål, dvs. för att se om vi, under den perioden, kan erbjuda dig en annan tjänst som passar din profil. Därefter sparas uppgifterna i två års tid för det fall vi skulle behöva dem vid talan om ev. diskriminering.

 

1. UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

När det är nödvändigt kan dina personuppgifter komma att delas med andra. Mottagaren av dina personuppgifter kan vara personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för sin behandling av dina personuppgifter.

1. Personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter för Hemfrid räkning

För att kunna fullgöra de ändamål för behandlingen av dina personuppgifter som anges i avsnitt 2 ovan kommer Hemfrid dela personuppgifter med tjänsteleverantörer och andra aktörer som behandlar dina personuppgifter för Hemfrid räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde. Sådana personuppgiftsbiträden kan vara t.ex. leverantörer av IT-system eller tjänster för lönehantering. Hemfrid ingår alltid avtal med våra personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de endast behandlar dina personuppgifter i enlighet med de instruktioner och ändamål som förmedlas av Hemfrid.

1. Utlämnande av personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga

Ändamål

Kategorier av mottagare

Laglig grund

För att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga krav.

 

Se mer rörande detta i punkt 2.10 ovan.

• Domstolar
• Arbetsgivarorganisationer
• Fackföreningar
• Myndigheter
• Externa rådgivare
• Försäkringsbolag
• Motparter

 

Berättigat intresse. Utlämnandet är nödvändigt för att vi ska kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

För att genomföra bakgrundskontroll (i tillämpliga fall)

• Leverantör av bakgrundskontroller

Berättigat intresse.

Utlämnandet är nödvändigt för att vi ska kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att utföra en bakgrundskontroll på dig.

Vidta nödvändiga åtgärder inom ramen för en försäljning av hela eller delar av vår verksamhet, inklusive investeringar i verksamheten.

• Potentiell köpare av eller investerare i verksamheten
• Externa rådgivare

 

Berättigat intresse. Utlämnandet är nödvändigt för att vi ska kunna genomföra en försäljning av hela eller delar av verksamheten eller för att vi ska kunna ta emot investeringar.

 

 

1. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Hemfrid strävar efter att alltid bara behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I den utsträckning vi använder tjänsteleverantörer som tillhandahåller sina tjänster i länder utanför EU/EES, har Hemfrid säkerställt att det finns lagligt stöd för sådan överföring genom att ingå EU-kommissionens standardavtalsklausuler med berörda leverantörer. Leverantörerna vidtar även kompletterande tekniska och organisatoriska åtgärder för att ytterligare skydda de personuppgifter som är föremål för överföringen.

1. DINA RÄTTIGHETER

Du har ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Nedan listas samtliga de rättigheter som är aktuella i förhållande till din anställning hos Hemfrid. Du kan när som helst inkomma med en begäran att utöva dessa rättigheter genom att meddela oss på de kontaktuppgifter som framgår nedan, med HR på kopia.

• Rätt att invända mot behandling. Du har rätt att invända mot att dina
  personuppgifter behandlas med stöd av vårt berättigade intresse. I så fall måste Hemfrid antingen bevisa att det finns avgörande berättigade skäl för att fortsätta behandlingen, som överväger dina intressen, eller sluta med behandlingen. Du kan alltid kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts.
• Rätt att få tillgång. Du kan när som helst begära en gratis kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, används, delas m.m.
• Rätt att radera uppgifter. Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om dessa inte längre är nödvändiga för syftet som uppgifterna samlades in för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgifterna.
• Rätt att rätta uppgifter. Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktiga eller icke-kompletta uppgifter om dig själv.
• Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills oriktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har utretts.

• Rätt till dataportabilitet. När vi har samlat in uppgifter direkt från dig och den lagliga grunden för behandlingen är avtal eller samtycke, har du rätt att begära att få ut dina personuppgifter på ett vanligt förekommande maskinläsbart format, samt har rätt att begära att dessa uppgifter flyttas till en annan personuppgiftsansvarig.
• Rätt att klaga. Om du inte är nöjd med behandlingen av dina personuppgifter har du alltid rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet i Sverige avseende personuppgiftshantering och dataskydd.

När vi tar emot en begäran om utövande av en rättighet kommer vi att utreda din begäran och bedöma om förutsättningarna är uppfyllda för att tillmötesgå begäran. Vi kommer via e-post meddela dig om vi (i) behöver kompletterande information, (ii) om din begäran avslås (och varför), eller (iii) tillmötesgår din begäran.

1. KONTAKT

Hemfrid i Sverige AB är personuppgiftsansvarig för behandlingarna som beskrivs i denna Personuppgiftspolicy.

Om du har några frågor eller funderingar rörande behandlingen av dina personuppgifter kan du alltid prata med din närmaste chef. För att utöva någon av de rättigheter som följer ovan, ber vi dig att skicka e-postmeddelande till [info@hemfrid.se] så får du hjälp att hantera din förfrågan.

 

söker jobb hos oss.

Den information vi samlar in om dig lämnar du själv till oss i samband med att du söker jobb hos oss. 

Vår användning och delning

Vi på Hemfrid använder dina personuppgifter för att på bästa sätt kunna administrera och hantera vårt rekryteringsförfarande. Dina personuppgifter används för följande syften:

– Administration och hantering av vårt rekryteringsförfarande., och
- Administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering etc.

Vi använder inte dina personuppgifter i något annat oförenligt syfte och sparar dem bara så länge som de är nödvändiga.

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till någon annan. Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon annan.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi använder om dig och vad vi gör med dem samt till viss kontroll över dina uppgifter. Du har därför rätt att i vissa fall få ut dina uppgifter eller att få dem rättade, raderade, blockerade eller flyttade. Du har även rätt att invända mot vissa typer av användning av dina uppgifter eller återkalla ditt samtycke till att de används. Om du tycker att vi använt dina uppgifter på ett otillåtet sätt har du alltid rätt att klaga hos Datainspektionen. Om du vill veta mer om dina rättigheter kan du läsa mer i vår fullständiga Integritetspolicy.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor om denna Integritetspolicy, vår användning av dina personuppgifter eller om du vill använda dig av dina rättigheter kan du kontakta oss på följande sätt:

Hemfrid i Sverige AB, org.nr 556529-8444

Adress:                           Rosenlundsgatan 13 11853 Stockholm

E-post:                                gdpr@hemfrid.se

Telefon:                              0200-114550

Webbplats:                          www.hemfrid.se

 

HEMFRIDS INTEGRITETSPOLICY FÖR PERSONER SOM SÖKER JOBB HOS HEMFRID

• 1.ALLMÄNT
  
  1. Hemfrid i Sverige AB, org.nr 556529-8444 (”Hemfrid”) respekterar och värnar om din personliga integritet. Vi vill att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Vi vill med denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter hanteras i enlighet med tillämplig lagstiftning.
     
  2. För att kunna hantera och administrera vårt rekryteringsarbete måste vi använda personuppgifter om dig. Denna Integritetspolicy gäller dig som söker jobb hos oss på Hemfrid.
     
• 2.PERSONUPPGIFTSANSVARIG
  
  1. Hemfrid är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter och ansvarar för att användningen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du finner kontaktuppgifter till oss längst ned i denna Integritetspolicy.
     
• 3.VÅR ANVÄNDNING AV DINA PERSONUPPGIFTER
  
  1. Vi på Hemfrid använder personuppgifter för att på bästa sätt kunna tillhandahålla de tjänster vi erbjuder. Vi använder därför dina personuppgifter för följande syften: Administration och hantering av vårt rekryteringsförfarande., och Administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering etc. I nedanstående text får du mer information om bl.a. varför vi använder dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi sparar för att uppnå de ändamålen och hur länge vi sparar dina personuppgifter.
     
• 4.VARIFRÅN KOMMER DINA PERSONUPPGIFTER
  
  1. De personuppgifter vi använder om dig har lämnats till oss av dig i samband med att du sökt jobb hos oss.
     
• 5.AUTOMATISERAT BESLUTSFATTANDE
  
  1. Vi använder oss inte av automatiska processer för att fatta beslut som i betydande grad påverkar dig.
     
• 6.HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
  
  1. Vi sparar bara dina personuppgifter så länge de behövs för de syften vi samlade in uppgifterna för enligt denna Integritetspolicy. När vi inte längre behöver spara dina uppgifter tar vi bort dem ur våra system, databaser och backup-er. I tabellerna ovan under avsnitt 3 kan du se hur länge vi sparar personuppgifter om dig för olika syften.
     
  2. Vi kan också behöva spara dina personuppgifter av andra skäl, t.ex. för att följa lagkrav eller för att bevaka våra rättsliga intressen eller något annat viktigt allmänt intresse. Tillgången till dessa uppgifter begränsas så att enbart ett fåtal personer har behörighet att komma åt uppgifterna.
     
• 7.VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER TILL?
  
  1. Hemfrid lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part.
  2. Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon annan.
     
• 8.VAR ANVÄNDER VI DINA PERSONUPPGIFTER?
  
  1. Hemfrid använder alltid bara dina uppgifter inom EU/EES och lämnar inte ut eller möjliggör åtkomst till dina personuppgifter till någon aktör utanför EU/EES.
     
• 9.DINA RÄTTIGHETER
  
  • 9.1.Vårt ansvar för dina rättigheter
    
    1. Hemfrid ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter används i enlighet med lag och att dina rättigheter får genomslag. Du kan när som helst kontakta oss om du vill använda dig av dina rättigheter. Du finner våra kontaktuppgifter längst ner i denna Integritetspolicy.
       
    2. Hemfrid är skyldig att besvara din begäran om att utöva dina rättigheter inom en månad från att du hörde av dig. Om din begäran är komplicerad eller om det har kommit in ett stort antal har vi rätt att förlänga tiden med två månader till. Om vi anser att vi inte kan göra det du vill att vi ska göra är vi skyldiga att senast inom en månad från det att vi tog emot din begäran meddela dig varför vi inte kan göra det du vill att vi ska göra och informera dig om att du har rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.
       
    3. All information, kommunikation och samtliga åtgärder som vi genomför är kostnadsfria för dig. Om det du begär med anledning av dina rättigheter däremot är uppenbart ogrundat eller orimligt har vi rätt att ta ut en administrativ avgift för att ge dig informationen eller genomföra efterfrågad åtgärd, eller vägra att tillmötesgå din begäran.
       
  • 9.2.Din rätt till tillgång, rättelse, radering och begränsning
    
    1. Du har rätt att av Hemfrid begära:
       
  • 9.3.Din rätt att invända mot användning
    
    1. Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning eller av allmänt intresse. Du har alltså rätt att invända mot vår användning för att försvara rättsliga anspråk vid tvist, administration i samband med företagsförvärv och omstruktureringar samt när vi lämnar ut personuppgifter i syfte att motverka eller beivra brott. Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om vi har viktiga skäl till att fortsätta användningen som väger tyngre än dina intressen.
       
  • 9.4.Din rätt till dataportabilitet
    
  • 9.5.Din rätt att klaga till tillsynsmyndigheten
    
• 10.VI SKYDDAR DINA PERSONUPPGIFTER
  
  1. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Hemfrid har därför vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Om det inträffar säkerhetsincidenter som kan påverka dig eller dina personuppgifter på ett mer betydande sätt, t.ex. när det finns en risk för bedrägeri eller identitetsstöld, kommer vi att höra av oss till dig och berätta vad du kan göra för att minska risken.
     
• 11.FÖRÄNDRINGAR AV DENNA INTEGRITETSPOLICY
  
  1. Hemfrid har rätt att när som helst ändra denna Integritetspolicy. När vi gör ändringar som inte enbart är språkliga eller redaktionella kommer du att få tydlig information om ändringarna och vad de innebär för dig innan de börjar gälla
     
• 12.KONTAKTINFORMATION
  
  1. Tveka inte att kontakta oss på Hemfrid om du har några frågor om denna Integritetspolicy, vår användning av dina personuppgifter eller om du vill använda dig av dina rättigheter.
     

Vi bryr oss om din personliga integritet och trygghet. Vi vill genom denna integritetspolicy visa hur vi ser till att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt. Denna Integritetspolicy gäller dig som söker jobb hos oss på Hemfrid.

Hemfrid är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter.

Hemfrid använder dina personuppgifter för att administrera och hantera vårt rekryteringsförfarande samt för administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering etc.

 Vi använder dina uppgifter för att kunna administrera och hantera vårt rekryteringsförfarande.  

Syfte:

Administration och hantering av vårt rekryteringsförfarande.

Personuppgifter:

Kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress.

Känsliga personuppgifter som uppgifter om allergier.

Rekryteringsrelaterad information såsom CV, personligt brev, värderande uppgifter om dina resultat i våra arbets- och personlighetstester.

Vad vi gör:

Vi använder dina uppgifter för att kunna administrera och hantera vårt rekryteringsförfarande.  

Laglig grund:

Samtycke. Rättslig skyldighet

Lagringstid:

Uppgifterna sparas så länge de är nödvändiga för ansökningsförfarandet, som längst 24 mån efter ansökandet.

Dina rättigheter:

Du har också alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke när vi behöver ditt samtycke för att få använda dina personuppgifter. Om du återkallar ditt samtycke kommer du inte längre att få ta del av information och erbjudanden som är särskilt anpassade för dig. Se avsnitt 9 för att få mer information om dina rättigheter.

Syfte:

Administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering etc.

Personuppgifter:

Samtliga personuppgifter som kan förekomma inom ramen för vår rekryteringsprocess och som redovisats i tabellerna ovan.

Vad vi gör:

Om Hemfrid ska omstruktureras, t.ex. delas upp i flera olika verksamheter, eller om en utomstående part önskar förvärva Hemfrid kommer Hemfrid att lämna ut dina och andra anställdas personuppgifter till det övertagande bolaget. Det bolaget kommer i sådana fall att fortsätta använda dina personuppgifter för samma syften som de vi angett i detta Integritetsmeddelande om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

Laglig grund:

Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att möjliggöra en förvärvs- eller omstruktureringsprocess överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Det förutsätter dock att det övertagande bolaget bedriver liknande verksamhet som Hemfrid.

Lagringstid:

Om Hemfrid upphör att existera, t.ex. genom en fusion, likvidation eller konkurs kommer vi radera dina personuppgifter så länge vi inte behöver spara dem för att uppfylla lagkrav.

Om Hemfrid förvärvas av ett övertagande bolag eller delas upp i samband med en omstrukturering kommer vi fortsätta spara och använda dina personuppgifter enligt villkoren i detta Integritetsmeddelande, om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

Dina rättigheter:

Se avsnitt 9 för att få information om dina rättigheter.

De personuppgifter vi använder om dig kommer från dig.

Vi fattar inte beslut med automatiska processer.

Vi sparar bara dina personuppgifter så länge de behövs och tar därefter bort dem ur våra system.

I vissa särskilda fall kan vi behöva spara dina uppgifter under en längre tid, t.ex. om det krävs för att uppfylla lag eller för att tillvarata våra intressen vid tvist.

Vi kommer inte att lämna ut dina uppgifter till tredje part. Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon annan.

Vi använder alltid bara dina uppgifter inom EU/EES.

 Du kan när som helst kontakta oss för att använda dig av dina rättigheter.

• a)Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att kostnadsfritt få en kopia av de personuppgifter som vi använder. För eventuella ytterligare kopior har vi rätt att ta ut en administrationsavgift. Om du gör en begäran i elektroniskt format, t.ex. via epost, kommer vi att ge dig informationen i ett allmänt använt elektroniskt format.
  
• Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du har även rätt att komplettera med ytterligare uppgifter om något relevant saknas.
  
• Radering av dina personuppgifter. Du har rätt att begära att vi tar bort dina personuppgifter om det inte längre finns ett godtagbart skäl till att vi använder dem. Radering ska därför ske om:
• d)Begränsning av användning. Det innebär att vi tillfälligt begränsar, dvs. fryser, användningen av dina personuppgifter.  Du har rätt att begära begränsning när:

Det kan dock finnas krav i lag eller andra starkt vägande skäl som gör att vi inte omedelbart kan radera dina personuppgifter. Vi kommer då sluta använda dina personuppgifter för andra syften än att följa lagstiftningen eller som inte är nödvändig av något annat starkt vägande skäl.

• du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 9.2.1 b), under tiden vi utreder uppgifternas korrekthet,
  
• användningen är olaglig och du inte vill att uppgifterna raderas,
  
• vi som personuppgiftsansvariga inte längre behöver personuppgifterna för våra syften med användningen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, eller
  
• du har invänt mot användning enligt punkt 9.3.1, i väntan på kontroll om våra viktiga intressen väger tyngre än dina.                    

Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning.

Du har rätt att få ut eller överföra en del av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format

9.4.1 Du har (rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att få ut en del av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Du har endast rätt till dataportabilitet när användningen av dina personuppgifter är automatiserad och vi grundar vår användning på ditt samtycke eller på ett avtal mellan dig och oss.

Du har rätt att klaga till Datainspektionen

9.5.1  Du har rätt att inge eventuella klagomål på vår användning av dina personuppgifter till Datainspektionen

Vi skyddar dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

Vi har rätt att ändra denna Integritetspolicy och kommer meddela dig om vi gör det.

Tveka inte att kontakta oss på Hemfrid om du har några frågor.

Hemfrid i Sverige AB, org.nr 556529-8444

Adress:                                        Rosenlundsgatan 13 11853 Stockholm

E-post:                                         gdpr@hemfrid.se

Telefon:                                       0200-114550

Webbplats:                                  www.hemfrid.se